Apresentação de Seminários

PREPARANDO A APRESENTAÇÃO

Cuidados quanto ao planejamento

Interação em Psicologia, jan./jun. 2005, (9)1, p. 131-142
João dos Santos Carmo & Paulo Sérgio Teixeira do Prado

Toda exposição precisa ser elaborada previamente. Embora esta seja uma afirmação um tanto óbvia, não nos parece demasiado repetitivo ressaltar que um bom planejamento da apresentação possibilita um bom desempenho durante a sua realização.
Um bom planejamento requer a previsão e delineamento dos seguintes aspectos: definição dos objetivos a serem alcançados, delimitação do tema a ser abordado, seleção do conteúdo a ser apresentado, distribuição adequada do tempo, definição dos recursos audiovisuais a serem empregados. Além disso, o planejamento deverá ser feito com uma antecedência suficiente, que proporcione condições adequadas para seleção dos recursos, evitando dificuldades de última hora (sobre a seleção dos recursos falaremos mais adiante).
Uma recomendação para os expositores iniciantes é para que apresentem o planejamento para pessoas mais experientes a fim de receber sugestões relevantes. Vale lembrar, sem qualquer intenção de ser irônico, que o planejamento deve ser escrito e não simplesmente pensado ou guardado na memória. Guardar na memória pode ser uma armadilha, pois freqüente-mente nos esquecemos de alguns detalhes que podem ser determinantes na exposição. Por fim, devemos lembrar que, assim como planejamos nossas pesquisas, devemos também planejar sua apresentação.

As vantagens do ensaio

Concluído o planejamento, convém realizar alguns ensaios, isto é, simulações da apresentação. Elas funcionam como testes da adequação do planejamento e ajudam a evitar surpresas desagradáveis durante a exposição. Um bom ensaio pressupõe uma platéia seleta e atenta, disposta não somente a ouvir, mas também a colaborar através de sugestões, apreciações críticas, incentivos etc. Um primeiro ensaio permitirá a identificação de aspectos falhos a serem corrigidos, ao passo que os demais servirão para aprimorar ainda mais o trabalho.
Quantos ensaios? Não há um número padrão. Tudo parece sugerir que o acúmulo de experiência tende a deixar os indivíduos mais seguros e, portanto, com menor necessidade de ensaios. Por outro lado, os ensaios parecem auxiliar alguns indivíduos a adquirirem segurança. Outros, no entanto, preferem evitá-los por julgarem que eles geram mais ansiedade. De qualquer forma, a recomendação permanece válida tanto para os expositores mais experientes quanto para os iniciantes.

Uso adequado do tempo

A duração de uma apresentação deve seguir as normas previamente definidas para o evento. Infelizmente, às vezes presenciamos uma situação bastante constrangedora nas sessões de comunicação oral: alguns indivíduos extrapolam o tempo previsto e, com isso, prejudicam a exposição dos demais colegas. O último apresentador é, geralmente, o mais prejudicado, pois a audiência já está cansada, os colegas estão apressados, o coordenador da sessão está lutando contra o relógio devido às outras atividades que, possivelmente, ocorrerão no mesmo recinto.
É preciso, portanto, ter respeito aos colegas que ainda irão apresentar seus trabalhos e à platéia, que não compareceu para assistir somente à sua exposição. Pequenos atrasos são perfeitamente compreensíveis e perdoáveis, porém atrasos que extrapolam o aceitável
refletem, por um lado, falta de planejamento e desrespeito aos demais e, por outro, falta de organização e controle da coordenação.
O aproveitamento do tempo, conforme já abordado, deve ser previamente planejado. Nesse planejamento será necessário distribuir o tempo de maneira adequada, proporcionalmente ao grau de importância de cada elemento da exposição. Conforme vimos em parágrafos anteriores, uma comunicação oral de pesquisa em geral está dividida em introdução, metodologia, resultados, discussão e considerações finais.
Uma sugestão quanto à divisão proporcional do tempo seria: 10% para a introdução; 20% para a metodologia; 30% para os resultados; 30% para a discussão; 10% para as considerações finais. Evidentemente esta divisão é, conforme salientamos, apenas sugestiva e, de modo algum, deverá ser entendida como uma regra a ser seguida às cegas. Cada apresentação tem suas nuances, suas características a serem ponderadas e consideradas no momento do planejamento.
Por um outro lado, temos comunicações orais de pesquisas teóricas. A divisão proporcional do tempo, neste caso, obedecerá ao esquema clássico de introdução, desenvolvimento e conclusão. Como as apresentações de pesquisas teóricas não seguem o mesmo padrão das pesquisas empíricas, cabe ao expositor dividir o tempo conforme suas necessidades e tendo em vista os objetivos de seu estudo.

Uso adequado de recursos didáticos e equipamentos

Afirmamos que o recurso predominante na exposição oral é o corpo do apresentador. Sua presença deve ser discreta, isto é, a gesticulação não deve ser exagerada de forma a direcionar a atenção da audiência mais para a teatralidade do expositor do que para o conteúdo da exposição. Da mesma forma, sua postura física não deve oferecer motivos para comentários jocosos. O olhar deverá ser direcionado ao público, não se prendendo em uma só pessoa, ao contrário, deverá percorrer toda a platéia. Este ponto merece atenção especial, pois o direcionamento consciente do Apresentação de trabalho em eventos científicos olhar é bem mais difícil do que possa parecer. Basta uma sinalização qualquer, mesmo que sutil, como um meneio com a cabeça de um membro da platéia, para fazer que o olhar do apresentador fixe-se proporcionalmente por mais tempo naquela direção.
A altura da voz deverá ser adequada às dimensões do ambiente, o número de pessoas na audiência e a acústica do recinto. Procure informar-se sobre técnicas de uso da voz e outros recursos para obter os máximos resultados desse nosso precioso instrumento e preservação da saúde vocal. Os fonoaudiólogos têm dicas bastante simples, mas muito úteis e eficazes.
Recursos visuais. É bastante comum, e até esperado, que o expositor utilize recursos visuais e/ou audiovisuais para facilitar sua comunicação com o público. Dentre os recursos mais utilizados temos: retroprojetor, projetor de slides (atualmente em desuso), videocassete, DVD, projetor multimídia (datashow). Não é nossa intenção tratar detalhadamente qualquer um destes recursos em particular. Antes, preferimos destacar alguns aspectos relacionados ao seu uso. Assim, o expositor deve estar familiarizado com a operação do equipamento que terá à sua disposição.
Muitos de nós já assistimos a situações constrangedoras e, ao mesmo tempo cômicas, quando um determinado apresentador liga o retroprojetor e a imagem é projetada de ponta cabeça, espelhada, ou não enquadrada na tela; ou quando o expositor retrocede os slides ao invés de avançá-los; ou ainda, quando o expositor sequer sabe o que fazer com o videocassete ou com o datashow. Evidentemente, ninguém nasce sabendo operar esses recursos e não há nenhum demérito em perguntar como devem ser usados. O problema está em deixar isso para o momento da apresentação, pois corre-se o risco de não receber a ajuda esperada. Mais uma vez, portanto, ressaltamos a necessidade do planejamento e do ensaio como atividades que ampliam nossas possibilidades de êxito durante as apresentações.
Por um outro lado, precisamos ter o cuidado de não apresentarmos uma quantidade excessiva de informações numa mesma tela. Use o mínimo possível de informações escritas a fim de não criar uma espécie de concorrência entre sua fala e o que é projetado. O conteúdo da projeção deve ser um auxiliar, não um concorrente da exposição, um apoio visual ao que se está expondo.
Outro problema, encontrado freqüentemente, diz respeito à sincronia entre a fala do expositor e o conteúdo da tela. Algumas vezes projetam-se informações que não se relacionam ao que está sendo exposto, seja porque o expositor simplesmente esqueceu do recurso visual, seja porque não foi projetada a informação adequada no momento preciso. Possivelmente, este problema decorre de uma falta de planejamento adequado, da inabilidade do expositor, ou em razão de o aparelho estar sendo operado por outra pessoa, sem que tenha havido um acerto prévio entre expositor e operador acerca dos detalhes da apresentação. Mas não vá para o extremo oposto de simplesmente ler o que está escrito na sua projeção. Este é outro mau uso dos recursos. A audiência sabe ler, e muito bem. Ler o que está sendo projetado, além de tornar a apresentação cansativa, chata mesmo, subestima as pessoas que a estão assistindo.
Por mais clara que seja a exposição, a compreensão do ouvinte pode não corresponder exatamente àquilo que você quis dizer. Isso é perfeitamente natural e até esperado. Portanto, lembre-se: clareza nunca é demais. Por isso, ao preparar sua apresentação, tente colocar-se na perspectiva do ouvinte. Isso poderá ajudá-lo a prever possíveis dúvidas e má compreensão e, por conseguinte, também a dar à sua apresentação uma maior clareza.
Ao preparar suas projeções (transparências, slides, apresentações em datashow etc.), leve em conta as dimensões e as condições de iluminação do ambiente onde será feita a apresentação. Isso o ajudará a decidir-se sobre detalhes tais como o tamanho das letras e
figuras e sobre as cores a serem utilizadas. Como nem sempre é possível obter-se essas informações com antecedência, vamos apresentar algumas sugestões gerais.
Já dissemos que uma projeção não deve conter uma quantidade excessiva de informações. Isso obviamente o obrigaria a “espremê-las” num espaço reduzido, usando letras em tamanho pequeno, o que dificultaria a decodificação e a compreensão das informações. Opte por letras grandes, por exemplo: Times New Roman tamanho 48 para títulos e 32 para textos. Quanto ao uso das cores, o máximo contraste possível é o preto sobre fundo branco. Mas se você preferir valorizar esteticamente sua apresentação
usando cores, opte por usar cores claras para o segundo plano e escuras para o primeiro. Só faça o inverso se você tiver certeza de que a iluminação do ambiente pode ser reduzida a um nível próximo da ausência total de luz.
Não abuse de recursos gráficos como variação em demasia de tipos de letras e outros elementos como efeitos 3D, sombreamento, setas, formas geométricas
etc. Use esses recursos com parcimônia e opte sempre pela simplicidade e o bom senso. Tente adotar um padrão. Isto é, use um mesmo tipo de letra em todas as telas. Você poderá adotar uma formatação especial para títulos, outra para subtítulos e uma terceira para o texto propriamente dito. Adote um padrão também para diagramas, setas, conectores e outros recursos gráficos. Sempre que possível, use a simetria (horizontal e vertical). Evite figuras assimétricas e linhas que se cruzam. Ao usar gráficos, como histogramas por exemplo, lembre-se que o efeito tridimensional pode conferir-lhes uma aparência atraente, mas a leitura é bem mais fácil sem esse efeito. Seja como for, tenha por princípio que se por um lado, uma apresentação mal cuidada expressa desleixo e pode comprometer a qualidade do conteúdo da apresentação, por outro, a estética perfeita não compensará um trabalho ruim.
Algumas recomendações adicionais. Recomendamos a chegada ao local da apresentação com alguma antecedência e uma checagem geral das condições. Isso inclui um teste. Ele permitirá verificar o funcionamento do equipamento e também se não há problemas decorrentes do uso de versões diferentes de um mesmo programa de computador, caso haja um disponível. E ainda, a depender das características do equipamento, ele pode não projetar sua apresentação exatamente como você a preparou. Em qualquer dos casos, as alternativas são: fazer as adequações necessárias ou ter à mão uma cópia da apresentação em transparências. A primeira delas não é fácil de ser implementada, pois você poderá não dispor de tempo suficiente e/ou equipamento necessário. Quanto à segunda, é a mais recomendável, mas certifique-se de haver retroprojetor disponível.
O uso de apontadores. Não fique de costas para a audiência. Não é de bom tom dar as costas para alguém. Mas, além das boas maneiras, há uma razão funcional para não fazer isso. Se você não estiver usando um microfone, falar de costas para a audiência dificultará a audição. Por isso, se você estiver usando um retroprojetor, lembre-se de que você pode apontar detalhes da projeção sobre a própria lente do aparelho. A sombra do objeto usado será projetada na tela e você poderá permanecer de frente para o público.
Se a projeção estiver sendo feita através de outro recurso, você poderá usar como apontador uma haste suficientemente longa (atualmente em desuso) ou um apontador a laser. Em qualquer caso, evite dar as costas para a platéia. Fique de perfil. E lembre-se, se usar apontador a laser, faça movimentos lentos, procurando fixar o facho de luz no ponto da tela a ser destacado. Movimentos rápidos e/ou confusos confundem as pessoas que o estão assistindo. Elas tentarão acompanhar o ponto luminoso, desviando a atenção da fala do expositor e sem se fixar na projeção.
Notou a importância de levar o planejamento a sério? Isso inclui informar-se sobre os recursos disponíveis e se haverá ou não o apoio de pessoas designadas para operá-los. Nem todos os eventos contam com recursos sofisticados. Ainda é comum que em algumas situações só se disponha do retroprojetor. Se você não estiver bem informado, correrá o sério risco de perder um tempo precioso preparando sua apresentação no computador, gravando-a em uma mídia qualquer e depois não ter como usá-la. Isso é um desastre! Portanto, por via das dúvidas, prepare e leve com você transparências com o mesmo conteúdo do disquete, CD etc. E se houver alguém para auxiliá-lo na apresentação – seja um voluntário ou um profissional contratado – combine com ele os detalhes que forem importantes para o seu caso: o arquivo (ou arquivos) que você usará (caso disponha de um microcomputador), a ordem de apresentação das telas e/ou transparências etc. E na hipótese de haver um microcomputador disponível, é recomendável que você copie seus arquivos no disco rígido, pois isso permitirá ao equipamento funcionar com sua velocidade máxima, agilizando a apresentação e evitando alguns riscos comuns que se corre quando se usa equipamento desse tipo.
O uso do microfone. A maioria das pessoas, quando usa um microfone pela primeira vez, fica mais ou menos embaraçada e acaba fazendo algum comentário quanto à sua própria inabilidade ou pouca familiaridade com ele, desculpando-se. Isto é dispensável, toma tempo e pode ser evitado com uma boa simulação, como já sugerimos. Eis mais algumas dicas simples e úteis. Segure o microfone a uns 15 cm à frente da boca e com uma inclinação de aproximadamente 45º. Fale usando um tom natural. Não eleve o tom da sua voz, pois o microfone a amplificará por você. Esta é exatamente a função dele. Mas também não fale baixo demais, pois assim nem o próprio microfone terá como captar a sua voz para poder amplificá-la e ninguém o ouvirá com clareza.
Qualquer som ou ruído emitido pelo seu próprio corpo que não fizer parte da apresentação, deverá ser feito “fora” do microfone. Por exemplo, se houver alguém auxiliando-o com as projeções e essa pessoa estiver próximo a você, ao pedir para ela avançar a projeção, faça-o com o microfone afastado da boca. Afaste-o também se for inevitável tossir, espirrar, pigarrear etc.
Roteiro da exposição. Por fim, gostaríamos de ressaltar um recurso importante, mas freqüentemente negligenciado: uma folha de papel com o roteiro da apresentação em mãos. Dispor de anotações sobre a seqüência da apresentação ou o conteúdo da mesma poderá auxiliar o apresentador durante situações delicadas, como o esquecimento de informações ou dificuldades no seguimento dos passos da apresentação. Uma breve pausa para consultar as anotações já salvou muitas apresentações. Imprima um roteiro com os pontos principais do que vai apresentar. E use letras grandes para facilitar a leitura a uma certa distância, de modo que você não precise ficar a todo momento aproximando o papel dos olhos.